A személyes adatok védelme már nem csupán egy opcionális feladat, hanem jogi kötelezettség minden olyan szervezet számára, amely személyes adatokat kezel. A DPO (Data Protection Officer), vagyis az adatvédelmi tisztviselő szerepe a GDPR (Általános Adatvédelmi Rendelet) előírásai alapján kiemelkedő fontosságú és elengedhetetlen a megfelelő jogi, valamint adatvédelmi gyakorlatok fenntartásához.
Azonban ahhoz, hogy valóban hatékony és megbízható védelmet biztosíthassunk az adataink számára, elengedhetetlen a megfelelő DPO kiválasztása. Ebben a cikkben bemutatjuk miért fontos a megfelelő DPO, valamint mik lehetnek a hátrányai annak, ha házon belül választunk valakit a feladatkör ellátására.
A DPO szerepének jelentősége:
A DPO kiválasztása nem csupán egy formális döntés, hanem a vállalat adatvédelmi stratégiájának egyik legfontosabb pillére. A jól megválasztott DPO nem csupán jogi tanácsokat ad, hanem aktívan hozzájárul a szervezet adatvédelmi kultúrájának kialakításához is.
Lássuk, miért van kulcsfontosságú szerepe a DPO-nak:
A GDPR előírja, hogy azon cégek, amelyek rendszeresen és nagy mennyiségben kezelnek személyes adatokat kötelesek adatvédelmi tisztviselőt alkalmazni. Ha nem tartjuk be ezt a szabályt súlyos büntetésekkel kell szembenéznünk. A DPO feladata a GDPR és egyéb adatvédelmi szabályok betartásának felügyelete, illetve annak biztosítása, hogy minden adatkezelési művelet jogszerű és transzparens legyen.
A megfelelő DPO képes az adatvédelmi kockázatok folyamatos azonosítására, valamint azok kezelésére. Ez különösen fontos azokban az esetekben, amikor új adatkezelési tevékenység kerül bevezetésre, illetve, ha változnak a vállalat adatkezelési eljárásai. A DPO biztosítja azt, hogy a kockázatokat időben felismerjük, szükség esetén adatvédelmi hatásvizsgálatot végezzünk, ennek eredményeképpen pedig elkerüljük az esetleges jogellenes gyakorlatot és az ezzel együtt járó hatósági bírságot.
A DPO-nak közvetlen kapcsolatban kell állnia az adatvédelmi hatósággal (NAIH), a vállalat adatfeldolgozóival, továbbá ő a vállalat képviselője az adatvédelmi kérdésekkel kapcsolatban. Ha adatvédelmi incidens következik be a DPO biztosítja, hogy a hatósági bejelentés időben megtörténjen, illetve a probléma orvoslása jogszerűen és hatékonyan menjen végbe.
A házon belüli DPO kiválasztásának veszélyei:
A házon belüli, „rámutatásos” technikával történő adatvédelmi tisztviselő kiválasztása hátrányos lehet, különösen akkor, ha a kiválasztott személy már régóta a cégnél dolgozik. Ez összeférhetetlenséget eredményezhet, mivel a DPO-nak függetlennek és objektívnek kell maradnia az adatvédelmi kérdésekben. Emellett hiányozhat a szükséges szakértelem, mivel egy házon belül kijelölt személy nem feltétlenül rendelkezik a szükséges adatvédelmi ismeretekkel és tapasztalattal.
Továbbá, ha egy meglévő alkalmazottat neveznek ki DPO-nak előfordulhat, hogy az illetőnek más feladatai is vannak, amelyek elvonják a figyelmét az adatvédelmi teendőkről. Ez csökkentheti a hatékonyságot, valamint az adatvédelmi megfelelés szintjét.
Fennáll a veszélye annak, hogy egy belső adatvédelmi tisztviselő nem rendelkezik azzal a perspektívával, amelyet egy külső szakértő hozhatna. Egy házon kívüli DPO szélesebb körű tapasztalattal és ismeretekkel rendelkezhet, ezáltal hatékonyabban tudja azonosítani és kezelni az adatvédelmi kockázatokat.
Egy jól megválasztott DPO tehát nemcsak a jogi előírások betartásában segít, hanem hozzájárul a szervezet adatvédelmi kultúrájának kialakításához is. Ezzel szemben egy házon belüli, nem megfelelően képzett DPO kiválasztása összeférhetetlenséget és hatékonyságcsökkenést eredményezhet. Ezért elengedhetetlen, hogy a DPO független, objektív és megfelelő szakértelemmel rendelkező szakember legyen.
