Az adatvédelmi tisztviselő (DPO – Data Protection Officer) kiválasztása során sok cég felteszi a kérdést: vajon mit kapunk a pénzünkért? Az ár nyilvánvalóan fontos tényező, de önmagában nem mutatja meg, hogy egy szolgáltatás valóban értéket is teremt-e. Ahhoz, hogy a DPO-szolgáltatás értékét mérni tudjuk, több szempontot is figyelembe kell venni.
- Jogszabályi megfelelés biztosítása
A DPO egyik elsődleges feladata, hogy segítse a szervezetet a GDPR és más adatvédelmi szabályok betartásában. A valódi érték itt nem feltétlenül azonnal látható, viszont egy adatvédelmi incidens vagy hatósági vizsgálat során már nagyon is mérhető lesz.
Mérőszempontok:
- Van-e naprakész adatkezelési nyilvántartás?
- Végzett-e a DPO adatvédelmi auditot?
- Frissülnek-e rendszeresen a szabályzatok?
- Volt-e hatósági bírság? Ha igen, megelőzhető lett volna?
- Kockázatcsökkentés
Egy jó DPO-szolgáltatás segít az adatkezelési kockázatok felismerésében és csökkentésében. Ez nemcsak a bírságokat segít elkerülni, hanem az üzleti hírnév védelmét is szolgálja.
Mérőszempontok:
- Azonosított-e a DPO korábban nem feltárt kockázatokat?
- Volt-e javaslata adatvédelmi szempontból biztonságosabb folyamatokra?
- Rendszeresen végez-e DPIA-t (adatvédelmi hatásvizsgálatot), ahol szükséges?
- Reakcióidő és elérhetőség
Egy hatékony DPO nemcsak tanácsot ad, hanem gyorsan és megbízhatóan reagál. Egy adatvédelmi incidensnél a válaszidő kritikus.
Mérőszempontok:
- Mennyi időn belül válaszol a megkeresésekre?
- Kapott-e a cég érthető, gyakorlatias tanácsokat sürgős helyzetekben?
- Részt vesz-e az incidensek kivizsgálásában és jelentésében?
- Üzleti szemlélet és együttműködés
A DPO nem csak jogi szakértő. Akkor a leghasznosabb, ha érti a cég működését, és képes az adatvédelmi szempontokat a gyakorlatba átültetni.
Mérőszempontok:
- Segíti-e a belső folyamatok adatvédelmi optimalizálását?
- Rendszeresen egyeztet-e az IT, HR, marketing vagy más érintett területekkel?
- Érthetően kommunikál-e, vagy csak jogi nyelven?
- Képzések és tudatosságnövelés
Az adatvédelem nem csak a DPO dolga. A dolgozók tudatossága is kulcskérdés. Egy értékes szolgáltatás része a belső képzés is.
Mérőszempontok:
- Tartott-e a DPO adatvédelmi képzést a munkatársaknak?
- Kapnak-e a dolgozók gyakorlati útmutatót a napi munkához?
- Nőtt-e a szervezeten belül az adatvédelmi érettség?
Egy DPO-szolgáltatás értéke nemcsak havidíjban mérhető, hanem abban is, hogy mennyire segíti elő a szervezet biztonságos és szabályos működését. A jó DPO nem láthatatlan háttérember, hanem aktív partner a cég adatvédelmi kultúrájának kialakításában.
Ha ezek alapján úgy érzi, hogy a jelenlegi DPO nem hozza ezt a szintet, érdemes lehet újragondolni az együttműködést, vagy akár új ajánlatot kérni egy tapasztaltabb szolgáltatótól.
