A vállalkozás működése során idővel könnyen felhalmozódhatnak olyan e-mail címek, amelyeket korábbi érdeklődők, ügyfelek vagy üzleti partnerek adtak meg. Sokan ilyenkor természetesnek veszik, hogy egy meglévő címlista bármikor felhasználható hírlevélküldésre vagy új marketingkampány indítására. A valóság azonban ennél összetettebb.
Van egy több száz e-mail címet tartalmazó DM listánk. Használhatjuk?
Egy régebben összeállított e-mail lista sok vállalkozás számára értékes erőforrásnak tűnhet. Előfordulhat, hogy évek alatt gyűltek össze az adatok rendezvényeken, weboldalon keresztül, korábbi kampányok során vagy akár üzleti kapcsolatok révén.
Mielőtt azonban a lista bekerülne egy hírlevélküldő rendszerbe és elindulna az első kampány, érdemes megvizsgálni néhány fontos kérdést.
Nem mindegy, honnan származik a lista
Az első és legfontosabb lépés annak tisztázása, hogy az e-mail címek milyen körülmények között kerültek a vállalkozás birtokába.
Érdemes megvizsgálni többek között azt, hogy:
- mikor gyűjtötték össze az adatokat;
- milyen célból történt az adatgyűjtés;
- milyen tájékoztatást kaptak az érintettek;
- rendelkezésre áll-e dokumentált hozzájárulás;
- a hozzájárulás kiterjedt-e marketingcélú megkeresésekre.
Gyakori helyzet, hogy egy vállalkozásnál már senki sem tudja pontosan, honnan származik a lista vagy milyen feltételekkel gyűjtötték az adatokat. Ilyenkor különösen körültekintően kell eljárni.
Az, hogy egy adat rendelkezésre áll, még nem jelenti azt, hogy fel is használható
Sok vállalkozás abból indul ki, hogyha egy e-mail cím már szerepel a rendszerében, akkor arra automatikusan küldhet marketingüzenetet.
Ez azonban nem feltétlenül van így.
Az adatkezelés jogszerűségét mindig az adott adatgyűjtés célja és jogalapja alapján kell megítélni. Attól, hogy egy személy korábban kapcsolatba lépett a vállalkozással, még nem biztos, hogy hozzájárult hírlevelek vagy egyéb marketingtartalmak fogadásához.
Különösen igaz ez olyan listák esetében, amelyek több évvel ezelőtt készültek, és azóta sem kerültek felülvizsgálatra.
Mit tegyünk, ha nem tisztázott a lista háttere?
Amennyiben nem állapítható meg egyértelműen, hogy az adatok milyen módon kerültek a listára, illetve milyen jogalapon használhatók fel marketingcélokra, nem célszerű azonnal kampányt indítani.
Ilyenkor érdemes először áttekinteni a korábbi adatkezelési gyakorlatot, az adatkezelési tájékoztatókat, az adatgyűjtés körülményeit, valamint a tervezett marketingtevékenységet.
A megfelelő előzetes vizsgálat segíthet elkerülni azokat a helyzeteket, amelyek később panaszhoz vagy hatósági eljáráshoz vezethetnek.
Régi lista, nagyobb kockázat?
Minél régebbi egy DM lista, annál nagyobb a valószínűsége annak, hogy az adatkezelés körülményei már nem követhetők vissza teljes bizonyossággal.
Emellett az érintettek sem feltétlenül emlékeznek arra, hogy mikor és milyen célból adták meg az e-mail címüket. Ennek következtében egy váratlan marketingüzenet könnyen bizalmatlanságot vagy panaszt válthat ki.
Ezért nem érdemes abból kiindulni, hogy a korábban összegyűjtött adatok automatikusan és korlátlanul felhasználhatók bármilyen későbbi marketingtevékenység során.
Összegzés
Egy meglévő DM lista komoly marketingértéket képviselhet, de a felhasználása előtt mindig célszerű megvizsgálni, hogy az adatok milyen forrásból származnak, milyen célból gyűjtötték őket, illetve rendelkezésre áll-e megfelelő jogalap a marketingcélú megkeresésekhez.
Mielőtt egy régi adatbázisból hírlevélkampány indulna, érdemes meggyőződni arról, hogy az adatok tervezett felhasználása összhangban van-e az adatvédelmi előírásokkal. A körültekintő előkészítés segít csökkenteni a jogi kockázatokat, valamint hozzájárul az ügyfelek bizalmának megőrzéséhez.
